Incluso si la mayoría de sus empleados desean adoptar los principios del 5S, la participación activa y el involucramiento total en el programa son la clave para que su implementación sea exitosa.
Si lo hace correctamente, no solo se beneficiará de que las operaciones de su negocio marchen sin problemas, sino que también de tener empleados altamente motivados, deseosos de continuar con el proceso de cambio.
Entonces, ¿cómo se podría implementar el 5S de manera eficaz?
Basado en mi experiencia, los siguientes pasos son la clave que mejor garantizará la exitosa implementación del 5S:
1. Elija un departamento con el cual empezar. Como el 5S utilizará recursos, deberá iniciar en un lugar donde el plazo de recuperación sea el más corto. Hágalo correctamente para que tenga un buen ejemplo que poner para el siguiente. Duplique, Repita.
2. Realice talleres de capacitación de 5S. En una planta de producción, el entrenamiento involucra a todo el personal de producción, mantenimiento, gerentes y todo el equipo.
3. Trate la Seiri (clasificación/organización) como una actividad de ‘reducción de desperdicios'. El objetivo es liberar tiempo para el trabajo doméstico y para hacer el trabajo doméstico tan fácil como sea posible. La mejor forma para hacer esto es recorrer las instalaciones en equipos multifuncionales y buscar todo aquello que cree un esfuerzo innecesario. Ordene los objetos innecesarios, señale todos los problemas conocidos, encuentre fugas y elimine los peligros. Ponga una viñeta roja a cada problema y haga un plan de acción que pueda ser llevado a cabo en 30 días.
4. Seiton es poner todo en orden. El Seiton se enfoca en ordenar/arreglar todo empezando del acceso más fácil y más eficiente. Es la ubicación y ordenamiento eficientes de equipo y materiales. En la práctica, usted deberá integrar el seiton en el plan de acción de seiri o podría ser una tarea para equipos de trabajo con poder.
5. Seiso significa reluciente de limpio. La limpieza es crucial para la aceptación del 5S. Con seiso existen dos objetivos: el primero es ponerse de acuerdo sobre cuál estándar de limpieza piensan ambas partes que es correcto. El segundo objetivo es documentar lo que necesita hacer para llegar allí. Tal como en la seiri, todos los que trabajen en el área, incluyendo gerentes y personal, deben realizar la actividad seiso. Divida el área en pequeñas partes y asigne equipos para que se encarguen de cada una. Permita que los equipos anoten cuál "tarea de limpieza general" quieren realizar y pídales que estimen que tan frecuentemente se debe repetir esta tarea en el futuro. Finalmente, tome una fotografía del nuevo estándar. Recuerde que seiso es una actividad de una sola vez, las siguientes ‘S's mantendrán el nivel del nuevo estándar.
6. Seiketsu significa limpieza estandarizada. Si usted falla aquí, todos los demás pasos son inútiles. Al llegar al seiketsu, usted estará feliz si tiene una buena documentación del seiso. Si es así, usted ya sabe cuáles son las tareas domésticas necesarias y tiene un estimado de sus intervalos. Las buenas noticias son que los nuevos hábitos no son algo que usted ha inventado. Sino que fueron propuestos e introducidos por las personas que hacen seiso. Usted solo tiene que decidir cuál sistema utilizará para programar las actividades propuestas.
7. Shitsuke es disciplina y la disciplina debe ser continua. La disciplina es lo que cambiará el futuro. Incluso si sus horarios son de primera categoría, son inútiles si usted no se apega a ellos. Lleguen a un acuerdo sobre una política de alta gerencia para la limpieza. Coloque las fotos de seiso en las paredes, designe personas responsables para todos los sistemas que usted introdujo y utilice auditorías para prevenir que el nivel baje.
Allí lo tiene – un plan para implementar el 5S que involucra a sus empleados.
Sea consistente y puede esperar resultados impresionantes y a largo plazo.
Oskar Olofsson
