Att välja underhållssystem

Det finns ett stort antal IT-lösningar på marknaden som hjälper till att hålla ordning på underhållsarbetet. Innan ni väljer underhållssystem (eller CMMS, Computerized Maintenance Management System), bör ni ta ställning till följande tio frågor:

1. Är ni nöjda med dagens underhållsrutiner?

Fungerar felupptäckt, arbetsorderhantering, förebyggande underhåll och ständiga förbättringar idag? Behöver ni framför allt ett system som stödjer era etablerade metoder, eller vill ni använda det nya systemet som en hävstång för att förbättra ert arbetssätt? Tänk på att ett digitalt system sällan löser otydliga rutiner – läs även: Tänk om det inte är ett underhållssystem vi behöver?

2. Stöttar ledningen införandet?

Har projektet en tydlig förankring i ledningen? Många systeminföranden misslyckas för att ledningen inte prioriterar projektet, inte ger tillräcklig budget eller underskattar tiden som krävs för utbildning och förändringsledning.

3. Vilken uppföljning och funktionalitet vill ni ha i systemet?

Räcker det med att följa utrustningens historik så att återkommande fel kan identifieras och anläggningens värde bevaras?
Vill ni också kunna följa underhållskostnader i detalj (reservdelar, internt arbete, externa entreprenörer och stillestånd)?
Vill ni kunna optimera ert underhållsförråd och reservdelslager baserat på utrustningens faktiska behov?
Vill ni även kunna sköta fastighetsunderhåll och serviceavtal i samma system?
Vill ni använda systemet för att hantera maskindokumentation, manualer och ritningar?
Behöver ni stöd för långsiktig underhållsplanering och större revisionsstopp/projekthantering?

4. Vem ska använda systemet?

Bara en administrativ person (t.ex. underhållsingenjör eller planerare)?
All underhållspersonal (mekaniker, elektriker och tekniker i fält)?
Produktionsledare och chefer för uppföljning och prioritering?
Operatörer i produktionen för felanmälningar och egenronderingar? (Standard i en modern TPM- eller operatörsunderhållsorganisation).
Externa entreprenörer för att ta emot och återrapportera arbetsordrar?

5. Vilka typer av rapporter och nyckeltal förväntar ni er?

Klargör vilka nyckeltal ni vill styra verksamheten med – exempelvis MTBF (Mean Time Between Failures), MTTR (Mean Time To Repair), andel planerat kontra akut underhåll, eftersläpande arbetsorder (backlog) samt reservdelskostnader per maskin.

6. Molntjänst (SaaS) eller lokal installation – och är lösningen skalbar?

De flesta moderna system levereras idag som molntjänster (SaaS) med kontinuerliga uppdateringar och lägre krav på intern IT-drift. Söker ni en skalbar lösning där ni kan börja i mindre skala på en pilotavdelning för att sedan rulla ut till hela fabriken?

7. Vilka genomför implementeringen?

Har leverantören eller konsulten praktisk underhållserfarenhet, så att de kan fungera som rådgivare och stöd i utvecklingen av era underhållsmetoder, och inte bara sälja programvarulicenser?

8. Behöver ni integration med affärssystem och produktionsuppföljning?

Ska systemet integreras med ert affärssystem (ERP) för inköp, leverantörsfakturor och lagerhantering? Behöver det även kopplas ihop med ert system för stopptidsuppföljning och TAK / OEE?

9. Behöver ni mobilt stöd (smartphones och surfplattor)?

Idag utförs modernt underhållsarbete direkt vid maskinen. Behöver ni en mobilapp med stöd för att fotografera skador vid felanmälan, skanna QR-koder eller RFID/NFC-taggar på maskiner för direkt åtkomst till instruktioner, samt stöd för att arbeta i offline-läge?

10. Behöver ni integration med sensorer och tillståndsbaserat underhåll (PdM)?

Vill ni kunna koppla upp systemet mot vibrationsmätning, temperatur- och oljeanalyser eller drifttimmar via IoT och styrsystem (PLC/SCADA) för att automatiskt trigga underhållsinsatser baserat på faktiskt tillstånd istället för kalendertid?

I de flesta fall är det klokt att investera i ett standardsystem och hålla nere antalet anpassningar så långt som möjligt. En sak att komma ihåg är att alla anpassningar riskerar att behöva göras om vid varje större uppgradering av systemet.

När ni väljer underhållssystem, se till att specificera vad systemet ska göra, men inte exakt hur, eftersom det senare riskerar att leda till onödigt dyra lösningar. Sätt istället upp några typiska arbetsflöden eller scenarier från er vardag och låt systemleverantören demonstrera för en grupp av användare hur dessa arbetsflöden skulle hanteras av systemet. Om ni inte gillar användbarheten eller om omfattande anpassningar krävs för era viktiga behov bör ni titta på ett annat underhållssystem.

Köp inte ett system som är mer avancerat än vad ni behöver – systemförvaltningen kan bli allt för betungande. Underhållssystem kräver arbete och det är mycket viktigt att välja rätt system för de behov och den mognadsgrad ni har.