Tänk om det inte är ett underhållssystem vi behöver?

Nyhetsbrev 2016-08-26

Fungerar ert förebyggande underhåll?

Det vill säga, finns kompetens och genomtänkt arbetsfördelning mellan operatörer och underhållspersonal som säkerställer att allt som krävs för en hög driftsäkerhet utförs på rätt sätt och i rätt tid?

Om det finns brister kommer knappast ett förbättrat datoriserat underhållssystem hjälpa er. Kanske ska ni till och med fundera på att skrota det underhållssystem ni redan använder och återgå till manuella, visuella metoder.

Visuella tavlor istället för datoriserade system

Jag hjälper just nu en kund att införa 5S och operatörsunderhåll. Under arbetet har vi konstaterat att systematiskt underhåll i praktiken inte alls fungerar i nuläget. Eftersom det finns mycket kompetens i organisationen hankar man sig fram, men viktiga smörjpunkter glöms ibland bort, småfel tillåts växa och smuts byggs upp varför oplanerade stopp är vanliga.

Under förbättringsarbetet planerade vi därför en underhållsinventering med personalen för att dokumentera alt som borde göras regelbundet för att säkerställa en hög driftsäkerhet. Inventeringen skulle visa var det behövs regelbunden rengöring, vilken smörjning som behövs, vilka kontroller som krävs och liknande.

Innan vi körde igång fick vi till vår förvåning höra att en sådan kartläggning redan var gjord. En produktionstekniker letade fram gamla dokument och vi fick några Excel filer som i detalj visade vad som borde göras.

Även om listorna var mer än 10 år gamla och viss utrustning var utbytt insåg vi att vi hittat en liten guldklimp. Vi behövde nu inte låta personalen arbeta med ett tomt blad utan kan nu låta dem utgå från de gamla listorna och göra förändringar därifrån, ett mycket enklare arbete.

Men, om nu denna omfattande inventering av arbetsuppgifter utfördes för tio år sedan, varför fungerar inte det förebyggande underhållet idag? Efter en liten efterforskning fick vi lära oss att personen som tog fram listorna slutade och ingen tog över. Efter ett tag kom en ny chef som köpte in ett nytt underhållssystem. Detta visade sig vara ganska tungarbetat och trots att mycket tid lades på det kom det aldrig riktigt att användas som tänkt. Nu har även denna underhållschef slutat.

Vis av erfarenheten kommer nu vi därför introducera förebyggande underhåll och operatörsunderhåll på ett helt annat sätt. Fokus ligger på att så snabbt som möjligt säkerställa att allt som borde göras verkligen utförs.

Vi släpper därför helt avancerade underhållssystem eller Excel-listor. Istället kommer vi använda de ”T-korts tavlor” som vi i 5S-arbetet redan introducerat de 5S-uppgifter som ligger på operatörer. Dessa tavlor har uppskattats för sin enkelhet. Principen är att arbetsuppgifterna skrivs på kort med olikfärgade sidor. Korten fördelas efter veckor och arbetsteam på en planeringtavla. När arbetet är utfört vänds kortet.

Dessa tavlor kommer nu vidareutvecklas till att även innefatta underhållsuppgifter som läggs på operatörer. Nya T-kort skapas för arbetsuppgifter med hänvisning till enkla instruktioner. Ett upplärningsprogram säkerställer att alla har rätt kompetens för arbetet.

Bild: Exempel på en T-kortstavla

Det som är lite kontroversiellt är att även det förebyggande underhållet som utförs av underhållsavdelningen kommer att styras av ett visuellt T-kortsystem. Att använda ett icke-digitalt underhållssystem kanske låter som Hedenhös, men vi är övertygade om att fördelarna mot ett datoriserat system kommer överväga nackdelarna.

Problemen tidigare har inte varit att vi inte har haft rutiner, problemet har varit att vi inte har följt dem. Genom ett visuellt system skapar vi överblick. Vi ser direkt vad som ska göras och om något har missats. Det kommer att bli lätt att förvalta och uppdatera rutinerna. Dessutom kommer chefer kunna göra uppföljningar sekundsnabbt och se läget som det är just nu istället för att behöva logga in på en dator och titta på historiska nyckeltal. Ett mer närvarande ledarskap underlättas därför.

Förlorar vi inte historik och trender i ett manuellt system? Jo det är nackdelen, men varje avvikelse från planen kommer att dokumenteras tillsammans med grundorsaken till uteblivet underhåll liksom alla tillkommande arbetsorder.

Slutsats

Manuella, visuella underhållssystem som beskrivs ovan passar inte alla. Exempelvis kommer komplexa processindustrier med krav på spårbarhet och historik behöva bra digitala lösningar.

Men för industrier som inte har större krav än att rätt underhåll ska utföras på rätt sätt i ett samarbete mellan drift och underhåll är visuella planeringstavlor ofta en bättre lösning än ett aldrig så lättanvänt underhållssystem.

Vi får ett enkelt system som underlättar ett arbetssätt där vi har överblick i realtid och där vi lätt kan ändra och förbättra våra processer.

/Oskar Olofsson


Intresserad av Lean och WCM?

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev så får du

  • Alla nya artiklar i din e-post
  • Gratis första kapitel ur böckerna "Bästa kända arbetssBätt" och "Lyckas med 5S"
  • Rabatt på utbildningar och kurser
  • Tillgång till kalkylatorer och presentationer
Förnamn
E-post