Att välja underhållssystem

Det finns ett stort antal IT-lösningar på marknaden som hjälper till att hålla ordning på underhållsarbetet. Innan ni väljer underhållssystem (eller CMMS, Computerized Maintenance Management System), bör ni ta ställning till följande tio frågor:

1. Är ni nöjda med dagens underhållsrutiner? (ex. felupptäkt, arbetsordrar, förebyggande underhåll och ständiga förbättringar). Behöver ni därför framförallt ett system som stödjer era etablerade metoder eller vill ni använda det nya systemet som en möjlighet för att förbättra ert arbetssätt?

2. Stöttar ledningen införandet av ett nytt underhållssystem, många projekt faller på att ledningen inte trycker på eller inte ger tillräcklig budget för implementeringen.

3. Vilken uppföljning vill ni ha i systemet?

Räcker det med att följa utrustningens historia - så att problem kan identifieras och anläggningens värde bevaras?

Vill ni också kunna följa underhållskostnader, dvs kostnader för reservdelar, arbete och stillestånd?

Vill nu kunna optimera ert underhållsförråd, baserat på er utrustnings olika krav?

Vill ni sköta fastighetsunderhåll i samma system?

Vill ni använda systemet för att hantera dokumentation och ritningar?

Behöver ni stöd för planering- och projekthantering?

4. Vem ska använda systemet?

Bara en person, exempelvis underhållsingenjör eller arbetsledare

All underhållspersonal

Chefer i produktionen

Alla operatörer (Standard för en TPM/TPU organisation)

5. Vilka typer av rapporter förväntar ni er från systemet?

6. Söker ni efter en skalbar lösning, där ni kan starta i mindre skala för att sedan utveckla underhållssystemet?

7. Vilka kommer att göra implementeringen, har de underhållserfarenhet så att de kan vara stödjande i er utveckling av era underhållsmetoder?

8. Behöver ni integrering med existerande affärssystem?

9. Behöver ni stöd för handhållen utrustning?

10. Behöver ni integration med system för tillståndsbaserat underhåll?

I de flesta fall är det klokt att investera i ett standardsystem och hålla nere antalet anpassningar så långt som möjligt. En sak att komma ihåg är att alla anpassningar riskerar att måsta göras om vid varje uppgradering av systemet.

När ni väljer underhållssystem, se till att specificera vad systemet ska göra, men inte exakt hur, eftersom det senare riskerar att innebära mycket dyra lösningar. Sätt istället upp några typiska arbetsflöden eller scenarion och låt systemförsäljaren visa för en grupp av användare hur dessa arbetsflöden skulle hanteras av systemet. Om ni inte gillar användbarheten eller om anpassningar behövs för era viktiga behov bör ni titta på ett annat underhållssystem.

Köp inte ett system som är mer avancerat än vad ni behöver eftersom systemförvaltningen kan bli allt för betungande. Underhållssystem kräver arbete och det är mycket viktigt att välja rätt system för de behov ni har.