Handen på hjärtat nu, hur är det hos er - följs alltid alla era arbetsinstruktioner?
Många svarar nog nej på den frågan. Det finns en skillnad mellan vad som är skrivet och hur vi i praktiken arbetar.
Vad beror då detta på? Har vi en dålig arbetsmoral eller kanske ett alltför vekt ledarskap?
Nej, jag tror inte at det är grundorsaken. Enligt min erfarenhet är det vanligaste skälet till att instruktioner inte följs att de helt enkelt inte går att följa. Jag ska ge ett exempel. Ungefär så här kan det låta om man går ut till en arbetsplats och frågar om de har instruktioner för det arbete de gör just nu.
”Ja det finns instruktioner, de sitter nog i pärmen i skåpet där borta tror jag, eller om de finns i datorn kanske”
”Ok, vi går och letar upp rätt instruktion … [det går en stund] … arbetar ni så här?”
”Ja, ungefär … men så där grundlig rengöring som det står i instruktionen skulle vi aldrig ha tid med, den där maskininställningen som står här använder vi inte längre och jag fick höra att den här kontrollen inte är så viktig”
Instruktionen var kanske korrekt vid något tillfälle men olika förändringar genom åren, tidsbrist och oförutsedda händelser gör att man inte kan arbeta som det står skrivet.
Istället tvingas man dagligen hantera olika problem som uppstår. Eftersom chefer ofta är upptagna med annat tvingas personalen hitta egna vägar att kompensera för den verklighet de ställs inför.
Personalens improvisation, deras svett eller kanske övertidsarbete säkrar förhoppningsvis på kort sikt produktionen. Problemet är att ansträngningen inte bidrar till att förbättra arbetet eftersom grundorsaken inte blir åtgärdad. Istället vänjer man sig vid en process som fungerar allt sämre.
Det som vi måste inse är att så fort en instruktion är klar börjar den åldras. Att införa ett instruktion eller en standard måste därför inkludera en process för hur instruktionen hela tiden anpassas och förbättras. Det är detta som man inom Lean kallar för att införa ett "gemensamt arbetssätt"
Jag föreslår därför följande metodik för att få alla att göra lika och samtidigt skapa ett så stort lärande som möjligt:
Allt ska inte standardiseras. En prioritering behöver göras. Viktigast är naturligtvis rutiner som gäller säkerhet och miljö. Välj därefter rutiner som direkt påverkar kvalitet, driftsäkerhet och produktionshastighet. Exempelvis kvalitetskontrollrutiner, kritiska moment, rengöringsrutiner eller förebyggande underhåll. Syftet är att skapa stabila processer.
Genomför work-shopar tillsammans med den utförande personalen och skriv instruktioner där bilder eller video används för att göra rutinen eller standarden så tydlig som möjligt. Stödfunktioner som exempelvis produktionsteknik, underhåll eller kvalitet stöttar så att alla viktiga aspekter kommer med i den nya rutinen.
I instruktionen bör alltid tider för varje moment inkluderas. På så vis blir det enkelt att se om alla gör lika och olikheter startar en bra dialog för utveckling. Inkludera frågor för självkontroll och checkpunkter så att utföraren själv upptäcker eventuella avvikelser tidigt.
Testa sedan alla instruktioner så att de verkligen fungerar.
Gör det enkelt för varje medarbetare och första linjens chef/teamledare att veta vad som ska göras, om det utförs på rätt sätt och hur standarden ska förbättras. Om man måste välja är det viktigast att teamledarna har instruktionen lättillgänglig eftersom det är de som ansvarar för att den följs.
Förklara att
Genomför praktisk träning i de nya standarderna. Antingen genom att första linjens chef coachar eller en utsedd utbildare. Undvik ett system där man lär upp varandra.
Chefer/teamledare ansvarar för att instruktionen följs och initierar förbättringsarbete. För att säkerställa att tillräcklig tid läggs på standardiseringsarbete är det en bra idé att även chefers arbetstid schemaläggs.
En fråga som varje chef bör ställa dagligen är: ”finns det något som hindrar oss från att följa våra instruktioner idag?”. Denna subjektiva fråga kompletteras med objektiva mätningar av tider för varje moment under mer formella revisioner.
Introducera ett enkelt sätt att dokumentera avvikelser och förbättringar. Ex grönt – utfört enligt standard. Gult utfört men med avvikelse. Rött – ej utfört enligt plan. Vid upprepade problem initieras en problemlösning som dokumenteras på ett enkelt sätt
Regelbundet, ex. på ett veckomöte tittar man över alla förslag, fattar beslut om nästa steg, utser ansvariga och visualiserar åtgärd och status
Oskar Olofsson
Läs mer om standardiserat arbetssätt i boken "Bästa kända arbetssätt" av Oskar Olofsson
Anmäl dig till vårt nyhetsbrev så får du
Ny bok - Bästa kända ledarskap!
Intressant, viktigt och lättläst, lätt att begripa och förstå!
Boken kommer bli en handbok för mig i framtiden
Bästa Kända Arbetssätt
Jag plöjde igenom boken på två dagar, hade sträckläst den om jag inte börjat så sent första kvällen.
Jag gillar den verkligen, det är ett enkelt språk och ett bra verktyg.
Lyckas med 5S
Boken tycker jag är toppen, har varit min mentor i lean arbete.
Vi har mycket nytta av din bok. Vi arbetar sedan länge med 5S i våra verkstäder och håller nu på att föra in detsamma i våra kontor