Standardiserat arbetssätt - mer än en instruktion

Vad är standardiserat arbetssätt och hur skiljer det sig mot vanliga arbetsinstruktioner? Jag ska försöka illustrera skillnaden med ett exempel.

Låt oss tänka oss att ett företag vill styra upp hur personalen tar sig med bil till lunchserveringen. Den ansvariga för ”lunch-processen” vid företaget har därför gett en produktivitetsingenjör i uppgift att skriva en instruktion till verksamhetssystemet.

Ingenjören som vet hur man kör bil och hittar till restaurangen beskriver så detaljerat som möjligt alla moment som krävs för en säker körning. Det kanske ser ut så här:

1. Ställ in säte och nackstöd

2. Håll ned koppling och bromspedalen

3. Starta bilen

4. Lägg ur handbroms

5. Lägg i ettans växel

6. Släpp bromsen

7. Kör iväg

8. Sväng vänster vid parkeringen

9. Kör 50 km/h i 3 kilometer

10. Etc.

När instruktionen är klar skickas den för godkännande och implementering. Uppgiften klar!

Har vi nu en korrekt instruktion? Ja, allt stämmer.

Kommer den att användas av någon? Nej.

En erfaren bilförare skulle tycka att instruktionen var alldeles för detaljerad. ”varför ska jag läsa en instruktion om vilken växel jag ska använda? Jag har ju kört bil i 20 år! En karta skulle däremot vara bra så man hittar”

Ännu värre blir det om en oerfaren bilförare skulle försöka följa instruktionen. Det skulle verkligen inte höja säkerheten!

Den nya instruktionen kanske kan visas upp vid en ISO-revision, men om företaget verkligen att vill att alla kör på det bästa och säkraste sättet till lunchserveringen måste vi uppenbarligen göra på ett annat sätt.

Vad är Bästa kända arbetssätt?

Bästa kända arbetssätt är ett fundament inom Lean och innebär att alla gör viktiga arbetsmoment lika varje gång. Detta är inte samma sak som att skriva instruktioner.

Våra instruktioner, SOPar, PM eller vad de kallas är ofta mycket detaljerade, kanske skrivna av en ingenjör eller någon annan stödfunktion med syfte att täcka in alla steg i en process. Dessa instruktioner är ett sätt att dokumentera hela arbetsgången. De kan ha formen av en checklista för att se till att man gjort alla steg.

Räcker de till för att alla ska göra lika? Nej.

Erfarna yrkesarbetare tycker att de inte behöver läsa instruktionen, de vet redan hur man ska göra arbetet.

En nyanställd å andra sidan kommer tycka att instruktionen är svår att förstå. Det känns mer naturligt att lära av någon som redan kan. Man får gå bredvid ett tag och försöka snappa upp så mycket så mycket.

Det som skiljer ett gemensamt arbetssätt från vanliga instruktioner är att vi försöker beskriva hur varje moment ska utföras och varför man gör på ett visst sätt.

Arbetsgången är att vi försöker definiera vad som är ”bästa kända arbetssätt” tillsammans med personalen. Detta innebär att vi skriver ner vad som är viktigt för varje moment inklusive in alla knep och klurigheter som erfarna yrkesarbetare använder för att göra arbetet så bra som möjligt.

Därefter utser vi utbildare och coacher som ansvarar för att alla lär sig, anpassar till var och ens förkunskaper och tränar på momentet tills det sitter. Målet är att var och en ska kunna arbetet så bra att man kan börja reflektera över hur arbetat kan förbättras.

Om vi återgår till instruktionen för bilkörning skulle en bättre instruktion innefatta vad som är viktigt för varje moment, tips och tricks och även orsaker till de viktiga punkterna. Kanske skulle resultatet se ut så här.

Moment	Viktig punkt	Orsak till viktig punkt
Ställ in säte	När man trampar ner kopplingen så ska man ha lite grand kvar på böjen av benet.	Det kan bli svåra skador därför att bältet hamnar fel om man är för mycket bakåtlutad.
Ställ in nackstöd	Man ska få in högst två fingrar mellan stöd och nacke	Risk för whiplash-skada vid påkörning
Håll ned koppling och bromspedalen	Ska vara helt nedtryckt	Annars kan bilen röra sig framåt okontrollerat när bilen startas
Starta bilen	Vrid nyckeln tills ett jämnt surrande hörs
Lägg ur handbroms	Se till att kontrollampan slocknar	Handbromsen kan förstöras om den inte är helt utlagd
Lägg i ettans växel	Använd en lätt hand	Annars kan växelspaken låsa sig
Etc.

Denna instruktion är mycket bättre eftersom den inkluderar hur och varför man gör på ett visst sätt, men inte heller denna instruktion kan skickas ut för implementering eller sättas i en pärm. Det är inte därför vi skrivit den. Huvudsyftet med instruktionen är att tjäna som grund för en bra träning i säker körning.

Den som är ansvarig för upplärning och coachning använder instruktionen, anpassar nivån, till var och ens förkunskaper, visar, instruerar och låter ”eleven” upprepa alla viktiga moment och orsaken till de viktiga momenten.

Den som precis fått körkort och mest kört automatkopplat kanske får repetera hur man smidigt växlar och startar utan motorstopp.

Den som har haft körkort länge men inte har så bra koll på hur man bör ställa in en säker körställning får träna på det.

Sammanfattning

Bästa kända arbetssätt handlar till viss del om att skapa instruktioner, men lika mycket om träning och coachning. Fokus är att alla gör lika så att alla kan vara med i förbättringsarbetet.