5S på kontor

Inom tillverkningsindustri är 5S ofta det första steget i ett lean-arbete. Detta eftersom det ger tydliga effekter såsom ökad kvalitet och säkerhet samtidigt som det ökar förståelsen för hur lean fungerar i praktiken.

Många organisationer vill därför överföra konceptet in i kontorsmiljön. Tyvärr går det inte alltid så bra. I värsta fall kommer någon in i kontoret och säger att alla måste märka ut var pennan och tangentbordet ska vara. Frågar någon varför får man sällan något svar.

Det viktiga med 5S på kontor är inte militär ordning på kontoret, istället är målet att gemensamt komma fram till vad som krävs för att vi ska trivas, vara effektiva och samarbeta. Det är den gemensamma standarden som är det viktiga. Alla vill ha ordning och reda men ingen vill städa efter någon annan…

Börja med att rensa ut

5S i kontor enklast som en serie av workshops. Den första workshopen syftar till att göra en utsortering av allt material som vi kan vara utan. Detta gäller både vid personliga arbetsplatser och gemensamma lokaler. Rensa ut alla diverselådor och se till att alla era lådor, hurtsar och arkivskåp går att använda som det var tänkt och inte är överfulla.

Töm även mejl-inboxen, rensa upp i gemensamma digitala miljöer och ta bort alla dokument på datorns hemskärm.

Finns det miljöer med dålig ergonomi åtgärdas detta. Samma gäller säkerhetsrisker exempelvis farliga elektriska installationer.

Hur vill vi ha det?

Den andra workshopen syftar till att komma överens om vilka gemensamma standarder vi behöver. Fokus ligger på trivsel, effektivitet och samarbete

Arbeta i grupp och definiera vad som ska vara lika vid alla arbetsplatser. Detta kan vara inkorgar, kontakttavlor, hur pärmar ska märkas och placeras. Bestäm vad som ska förvaras vid varje arbetsplats och vad som bör finnas på en gemensam plats.

Gå igenom alla gemensamma lokaler som skrivarrum, arkivrum eller personalrum. Skapa en standard för var allt ska vara. Märk upp nivåer för hur mycket förbrukningsmaterial vi ska ha (max och min-nivå) och var man köper nytt.

Gå även igenom gemensamma digitala miljöer och besluta om en standardstruktur och namnsättning som gör det lättare för alla att hitta placera saker rätt

Fundera även på hur samarbetet kan förbättras. Vi behöver ett sätt att kunna kommunicera vår arbetsbelastning, vad vi har planerat att göra och om vi har problem att hinna med. Bästa sättet är att utforma visuella tavlor och schemalägga täta avstämningsmöten.

Gör rent

Äntligen är det dags att ta fram dammtrasan! Vi gör ordentligt rent på alla de ställen som normalt inte städas. Huvudskälet till rengöringen är att vi ska lära oss vad som krävs för att upprätthålla den nya nivån. Därför dokumenterar vi var vi har jobbat och var och en som gjort en rengöring förslår hur ofta just detta borde göras i framtiden.

Skapa nya goda vanor

I denna fjärde workshop dokumenterar vi de nya goda vanor som bygger på allt vi lärt oss hittills. Vi betämmer vad vi bör göra varje dag och varje vecka. Exempelvis - varje dag plocka undan allt som inte är pågående och uppdatera visualiseringstavlan. Varje vecka - töm inkorgen och skrivbord, gör en planering för nästa vecka. Signera arbetet på en lista.

Upprätthåll och förbättra

Vi avslutar med att skapa ett system för uppföljning och förbättring. 5S-ronder schemaläggs och genomförs av chefer tillsamman med medarbetare. Avvikelser och idéer tas till hand om enligt en definierad process och bildar grund till förbättringsarbetet.

När en arbetsplats lyckas upprätthålla sin nivå under en viss tid är det dags att fira. Ta fram snygga diplom som vi hänger upp med en ram i (äkta) guld!

/Oskar Olofsson

Lär mer: Ladda ner ett gratis utdrag ur min bok Lyckas med 5S