Jag besökte nyligen en fabrik där jag träffade en av de hårdast arbetande produktionschefer jag hittills mött. Hon är en omtyckt chef med ett mycket närvarande arbetssätt och är alltid med där det händer. Mycket av arbetsdagarna går dock åt till att hantera bekymmer och problem. Haverier, kvalitetsbekymmer, reklamationer och möten tar all tid. Produktionen går på femskift och det finns en bra marknad så varje störning slår direkt på resultatet.
Vi diskuterade vad man kan göra för att förbättra situationen och kom fram till att ett förbättringsarbete måste starta och att hon som produktionschef måste vara ledande i arbetet. Tidigare har företaget försökt delegera förbättringsarbetet genom att utse en ”leankoordinator”. Detta hade dock inte varit särskilt framgångsrikt eftersom koordinatorn kände sig alltför ensam i sitt svåra arbete.
Eftersom produktionschefens kalender redan var mer än full var det uppenbart att verkliga förbättringar bara skulle komma igång om hon på något sätt kunde avlastas. Frågan var bara – hur? Alla andra hade ju också fullt upp.
Vi bad henne därför att beskriva vad hon gör en arbetsdag. Det visade sig att hon ägnade mesta tiden åt att arbeta i systemet - inte förbättra det. Två tidstjuvar kunde vi ganska enkelt identifiera.
Varje gång det kom en reklamation skickades den till produktionschefen. Hon gick in i produktionssystemet och tittade på kommentarer i loggboken och försökte skriva en rapport som kunde förklara kvalitetsbristen. Rapporten användes sedan av säljavdelningen för att visa kunden att man tog problemet på allvar.
Rapportskrivandet tog i snitt 1-2 timmar per vecka. Problemet var att den nedlagda tiden inte på något sätt förbättrade processen. Många gånger hittade hon inget speciellt, andra gånger var det ett tidigare känt problem som var boven. Ett mejl skickades till ansvarig skiftledare att reklamationen hade uppstått på deras skift men eftersom eftersläpningen var veckor eller månader mindes knappast någon vad som hänt.
Visst hade hon kunnat delegera författandet av rapporten, men i detta fall var vår gemensamma slutsats att arbetet var ett rent slöseri. I de flesta fall ville säljarna ändå inte berätta för kunderna att det var problem i produktionsprocessen.
Som alla andra processer hade naturligtvis även denna produktionsprocess sina svängningar. Att minimera dessa variationer som beror på råvaror, bristande standardisering eller dålig status på utrustningen bör vara vår huvuduppgift som chefer, inte att jaga händelser som ligger inom det vanliga bruset.
En annan tidstjuv var månadsrapporten som varje månad skulle sammanställas till koncernnivå. Varje värde i rapporten jämfördes med föregående år och budget. Negativa avvikelser skulle kommenteras.
Även här ägnades tid och kraft åt att analysera händelser som ofta låg inom den naturliga variationen. Arbetet skapade inget lärande och ingen ökad förståelse. I värsta fall fanns en risk att siffror friseras för att allt ska se ”bra ut” och man slapp förklara sig.
Vi kom fram till att vi måste ha en metod för att börja skilja på verkliga avvikelser från normalt brus. Vi föreslog därför att alla värden som ingår i månadsrapporten ska ritas in i kontrolldiagram där även processens normala variationer ritas in som gränser. Endast om ett enskilt värde ligger utanför kontrollinjen ska orsaken utredas och kommenteras. På så vis hoppas vi kunna få igång en mer givande diskussion om grundorsaker och förbättringar.
Nästa steg är nu att minska störningarna. Planen är att produktionschefen nu kommer att utbildas för att själv leda förbättringsarbetet med sina medarbetare, koordinator och viss coachning som hjälp. Små steg tas ut ur kaos men med en vetenskaplig metod.
Jag är övertygad om att resultatet kommer att bli strålande.
/Oskar Olofsson
Anmäl dig till vårt nyhetsbrev så får du
Ny bok - Bästa kända ledarskap!
Intressant, viktigt och lättläst, lätt att begripa och förstå!
Boken kommer bli en handbok för mig i framtiden
Bästa Kända Arbetssätt
Jag plöjde igenom boken på två dagar, hade sträckläst den om jag inte börjat så sent första kvällen.
Jag gillar den verkligen, det är ett enkelt språk och ett bra verktyg.
Lyckas med 5S
Boken tycker jag är toppen, har varit min mentor i lean arbete.
Vi har mycket nytta av din bok. Vi arbetar sedan länge med 5S i våra verkstäder och håller nu på att föra in detsamma i våra kontor