Faktabaserat förbättringsarbete - Toyota Kata

Traditionellt förbättringsarbete handlar om att "förbättra allt hela tiden". Även om en hel del finns att vinna på detta stagnerar ofta idéerna efter ett tag. Det som många missar är att slå fast vad som egentligen en förbättring? Åt vilket håll är företaget egentligen på väg?

Det räcker inte med att säga att målet är att företaget exempelvis ska ha en avkastning på 15%. Detta mål är kanske relevant för aktieägarna, men är svårt att kommunicera i organisationen.

Toyota Kata innebär istället att vi arbetar mot en tydligt framtida läge som innebär en rejäl utmaning. Vi behöver lämna vår komfortzon där vi vet hur saker och ting fungerar och istället genomföra experiment för att utforska vägen dit.

Förbättringsarbetet riktas mot någon eller några ledstjärnor eller visioner, något vi definierat att företaget ska vara i världsklass inom:

Ska vi ha noll haverier?

Ska vi kunna leverera kundspecifika produkter på en vecka?

Ska vi ha snabbast produktintroduktion?

...eller vad är det egentligen vi ska arbeta med?

Varför det är viktigt med tydliga ledstjärnor?

Syftet är att styra bort alla diskussioner från "Ska vi göra det?" till "Vad är hindren för att lyckas". Ska organisationen bli bäst i världen på något duger det inte att kasta bort tiden på kalkyler och internpolitik.

Jämför med hur vi resonerar runt säkerhetsarbetet. Om vi har identifierat en säkerhetsrisk brukar vi sällan göra en kalkyl över vad ett olycksfall skulle kosta och ställa det i relation till investeringen. Istället diskuterar vi olika sätt att minska risken, ska vi kanske göra en större ombyggnad eller är det bättre att introducera skyddsutrustning? Eftersom de flesta arbetsplatser inte accepterar olycksrisker kan vi ägna tiden till problemlösning;

På samma sätt bör vi göra med våra ledstjärnor. Om alla vet att slutmålet exempelvis är noll felaktiga produkter kommer vi inte att diskutera om det är värt att göra något åt ett kvalitetsproblem. Istället kommer vi diskutera om vår första åtgärd mot problemet var tillräcklig eller om vi behöver en bättre lösning.

Traditionell syn på problemlösning

Många gånger ger vi oss på de stora och svåra problemen eftersom vi tror att de är viktigast för företaget.

Vi sätter igång projektgrupper, designar kanske experiment och gör statistiska analyser. I vissa fall jan detta vara motiverat, men allt för ofta är arbetet ineffektivt och utvecklingen går långsamt. En orsak är att vi ägnar väldigt mycket tid till att diskutera och analysera vad som egentligen är problemet, istället för att vidta åtgärder, utvärdera och vidareutveckla.

Problemlösning kräver träning

Problemlösning blir man tyvärr inte expert på under en "Black-belt utbildning" eller "A3-kurs". Denna typ av utbildningar kan ge mycket kunskap, men för att bli duktig måste man träna i verkligheten. Det är därför Toyota Kata är en så effektiv metod. Genom att lösa många enkla problem men med en systematik och på ett grundligt sätt skapas ett verkligt lärande om den egna verksamheten och om själva problemlösandet i sig.

Genom att bli duktig på att lösa många små problem förstår organisationen när det är dags att ta till mer avancerade metoder som statistiska analyser, man lär sig att anpassa verktygen efter vad som verkligen behövs.

Konsten att göra en sak åt gången

Toyota Kata är ett vetenskapligt angreppssätt där man bar göra en sak åt gången åt ett upptäckt problem, utvärdera åtgärden och först därefter ta nästa steg.

I en organisation som inte arbetar enligt Toyota Kata finns risken att vi inte i tid tar tag i problem om de inte ses som akuta. När problemen växer tvingas vi agera och tar då fram många åtgärder som ofta genomförs samtidigt. Problemet med vårt vanliga arbetssätt är att även om vi på kort sikt lyckades få ordning på bekymret, lärde vi oss inget och står lika handfallna nästa gång något likande händer.

Vad var det vi gjorde som hade effekt?

Att arbeta med Toyota Kata, systematiskt och med en sak åt gången kan uppfattas som långsamt, men på detta vis lär vi oss hela tiden mer om vår egen verksamhet och vi kommer vi allt närmare våra visioner.

WCM Consulting AB hjälper er att komma igång med Toyota Kata genom utbildning och handledning.