Jag arbetade tidigare som mellanchef vid ett företag inom medicinsk teknik. Som en del i leanarbetet införde vi 5S på alla kontor i avdelningen och lyckades upprätthålla arbetssättet i flera år.
En dag tyckte jag dock att nivån hade börjat sjunka. Det var stökigare generellt, och om sanning ska fram - även i mitt eget kontor. Vårt väl fungerande system började tappa i effektivitet. Vad hade hänt?
Det var inte svårt att förstå att problemet låg i bristande uppföljning. Exakt hur var dock inte helt uppenbart. Inom 5S ligger nämligen uppföljningen inbakat i själva konceptet. Det sista 5S-steget handlar just om att få uppföljningen att fungera. Detta är smart, följer vi inte upp har vi inte infört 5S.
På min arbetsplats hade vi lagt upp arbetet så att vi varje fredag plockade vi undan och antecknade i en checklista att vi gjort allt enligt standard, en gång per månad gjorde gruppcheferna en revision och kvartalsvis gjorde jag själv en uppföljning tillsammans med gruppcheferna för att kontrollera helheten.
Problemet låg i kvartalsuppföljningen. Jag hade på enklaste sätt schemalagt den som en stående bokning i Outlook-systemet. När jag undersökte saken upptäckte jag att bokningen hade ramlat bort efter en systemuppdatering. Det plingade inte till i min Outlook längre och jag hade inte gjort min uppföljning på nästan ett halvår. Eftersom vi alla hade mycket annat att göra och jag inte längre följde upp började gruppcheferna omedvetet tänka att
”Oskar är nog inte så intresserad av 5S längre eftersom det var länge vi pratade om det”
Gruppcheferna började i sin tur lägga mindre energi på sina månadsuppföljningar och rutinerna fungerade sämre och sämre.
Detta var en lärdom för mig. Min enda timme var tredje månad påverkade nivån för hela avdelningen - inklusive ordningen på mitt eget skrivbord! Denna timme var så tydligt värdeskapande i mitt ledarskap och fick inte glömmas bort.
Tänk om varje timme kunde bidra med så mycket!
Just detta, att reflektera över vad man gör som är verkligt värdeskapande och sedan försöka ägna allt mer av arbetstiden till dessa uppgifter är min definition på Lean ledarskap. Som chef hamnar man lätt i en situation där arbetsdagen styrs av möteskallelser och oförutsedda händelser. I slutändan måste vi börja ta kontroll över vår egen tid och schemalägga det som är viktigast först.
Vad är värdeskapande tid för en chef? Det skiljer sig naturligtvis beroende på var man jobbar. För en chef i produktionen kan det exempelvis vara att
Hur många timmar använder du vanlig arbetsvecka till någon av dessa aktiviteter? Hur många timmar är en rimlig nivå? Första steget är att mäta och sätta ett mål!
Därefter behöver vi schemalägga våra arbetsdagar och arbetsveckor på ett bättre sätt. Ett exempel kan vara att införa en daglig rond i verksamheten. Det kan se ut så här:
På liknande sätt fortsätter vi sedan att skaffa oss allt bättre rutiner. Kanske ägnar vi en stund varje fredag åt att schemalägga nästa vecka så att allt viktigt blir gjort. Vi fortsätter mäta den värdehöjande tiden och reflekterar över hur vi kan öka den.
Lean ledarskap handlar enligt mig om att skapa sig goda vanor som chef. När vi varje dag gör det vi vet är bra kommer vi att bli bättre chefer. Ledarskapsutbildningar i all ära, men om vi inte ändrar vårt beteende i vardagen är lite vunnet.
Hur det gick med 5S-nivån på avdelningen? När jag väl insett att det var jag själv som var grundorsaken till våra problem kunde jag ta tag i saken och dra igång kvartalsuppföljning igen. Som tur var hade vi inte tappat allt för mycket. Systemet började rulla igång igen och inom några veckor var vi tillbaka till den standard vi gemensamt tyckte vara den rätta.
Anmäl dig till vårt nyhetsbrev så får du
Ny bok - Bästa kända ledarskap!
Intressant, viktigt och lättläst, lätt att begripa och förstå!
Boken kommer bli en handbok för mig i framtiden
Bästa Kända Arbetssätt
Jag plöjde igenom boken på två dagar, hade sträckläst den om jag inte börjat så sent första kvällen.
Jag gillar den verkligen, det är ett enkelt språk och ett bra verktyg.
Lyckas med 5S
Boken tycker jag är toppen, har varit min mentor i lean arbete.
Vi har mycket nytta av din bok. Vi arbetar sedan länge med 5S i våra verkstäder och håller nu på att föra in detsamma i våra kontor