Detta är den andra artikeln i en serie om ledarskap. Som vi såg i den första artikeln har varje ledare behov av fem färdigheter. Vi ska nu titta närmare på den första av dessa färdigheter – ledarens behov av kunskap om arbetet.
När jag påbörjade min tjänst som fabrikschef i en saltsyrafabrik 2011 sedan var fabrikens verksamhet ny för mig. Som brukligt, inte minst i en ISO-certifierad koncern, fick jag en lång introduktionsplan av personalavdelningen för att komma in i företaget och lära känna organisation och verksamhet.
Som ny chef hade jag förstås många nya behov och utmaningar men ett av dem var särskilt grundläggande och något som inte kunde vänta. Jag måste ”lära mig fabriken” för att kunna fungera som ledare. Introduktionsprogrammet från personalavdelningen räckte inte till, jag måste skapa mig en egen personlig utbildningsplan.
Min första åtgärd var att redan efter två veckor göra praktik som skiftoperatör. 8 timmar med var och ett av de fem skiftlagen gav inte bara en gedigen introduktion till själva arbetet utan gjorde att jag snabbt lärde känna personalen. Efter en månad hade jag jobbat sida vid sida med både skift- och dagtidsoperatörerna och började förstå hur produktionsarbetet utfördes. De flesta arbetsmoment kunde göras av mig på ett säkert sätt med en operatör som handledare.
Nästa aktivitet, som också påbörjades under samma tid, var att tillsammans med produktionsplaneraren gå igenom anläggningens alla delar. Planeraren var nyligen verkmästare, en form av produktionsledare i fabriken och hade arbetat där i närmare 40 år och kunde verksamheten bäst av alla. Under ett halvår, varje fredag kl 10 till lunch, gick vi ut och tittade på anläggningen. En struktur vi följde var att följa processen från råvara till färdig produkt.
Denna inledande period av min tid som fabrikschef gav mig snabbt kunskaper om anläggning, processer och arbete som var ovärderliga och som därför stödde mig som ledare för verksamheten. Utan kunskapen är det mycket svårare att hjälpa och utveckla personalen och att förbättra fabriken.
När man pratar om kunskap i arbetet generellt tycker nog många att det är något självklart och odiskutabelt. Det är något av en värdemätare. Är du bilmekaniker på Volvo-verkstaden förutsätts du kunna mycket om ditt arbete med reparationer och servicearbete på Volvobilar.
Men vilken kunskap om arbetet behöver du som ledare?
Inte helt uppenbart? Låt oss se närmare på detta.
En första fråga blir – vilket arbete är det vi behöver kunskap om?
Det arbete som avses här är det som är företagets huvuduppgift. Det är att tillverka en vara eller utföra en tjänst som efterfrågas av kunder. De värdeskapande arbetsprocesserna. I dessa processer används oftast material, verktyg, metoder, maskiner, datorprogram och det krävs olika kompetenser för att lyckas. Ert företag skiljer sig från andra på grund av olika faktorer men hur ni hanterar de värdeskapande processerna är kritiskt i den konkurrensen.
En ledare utför ju sällan det egentliga arbetet, det som höjer värdet på produkten eller tjänsten. Ledaren använder sin personal för att utföra arbetet på ett förhoppningsvis optimalt sätt.
Andra frågan blir då – vad är kunskap? Vad ska ledaren kunna?
Det svaret är inte lika kortfattat.
Mitt svar är att man bör kunna utföra det arbete som görs av sin direkt underställda personal.
Inte till 100% och i varje detalj men de kritiska arbetsmomenten
Kritiska arbetsmoment är de som påverkar vår kund och vår personal. Detta gäller säkerhet, kvalitet och leveransförmåga men i andra hand även kostnader och effektivitet.
Som chef på ett takläggningsföretag skulle användning av fallskyddssele vara ett kritiskt arbetsmoment.
Som underhållschef på ett sågverk är avstängning och låsning av maskiner inför reparation ett kritiskt arbetsmoment. Görs det på fel sätt kan mekaniker och elektriker utättas för risk.
Som lagerchef på ett läkemedelsföretag är mottagningskontrollen av råvaror kritiskt för kvalitet. Kommer felaktiga varor in i processen tillverkas felaktig slutprodukt med risk för patienten. Även om felet uptäcks senare är utfört arbete ett slöseri med kostnadsökning och eventuell försening som följd.
Som produktionschef är skapande av produktionsplan ett kritiskt moment då misstag kan göra att artiklar inte tillverkas i rätt tid och då äventyra att kunden får sina produkter i utlovad tid.
En viktig aspekt när det gäller kritiska arbetsmoment är standardisering. Att lära sig ett viktigt arbete, oavsett om du är operatör eller ledare, underlättas dramatiskt om det finns ett gemensamt överenskommet sätt att utföra det på. Om alla gör på olika sätt är det inte bara en risk i sig utan också mycket svårt att lära ut. I exempelvis saltsyrafabriken förbättrades och standardiserades provuttag och analyser vilket var avgörande för kvaliteten och styrning av den kemiska processen.
En av de fösta frågor man bör fråga sina medarbetare som chef är därför: Vilka är de allra viktigaste arbetsmoment som du utför och när kan vi planera in att du lär mig dem?
Att kunna arbetet ger inte bara respekt från din personal utan det gör att du får kontroll över din verksamhet. Du kan stödja, utbilda och rätta till fel vid behov, vilket kommer att främja både säkerhet och kundnöjdhet.
När du kan din personals jobb är du klar. Inte fullt ut men identifiera och prioritera vilka kritiska kunskaper du behöver med hjälp av faktorerna säkerhet, kvalitet och leveranssäkerhet och planera in utbildning i en lämplig ordning. Standardisera kritiska arbetsmoment när du kan.
Stora kunskapsbehov kräver mer tid men vem blir chef på en dag? Bygg på din kunskap varje år!
Anmäl dig till vårt nyhetsbrev så får du
Ny bok - Bästa kända ledarskap!
Intressant, viktigt och lättläst, lätt att begripa och förstå!
Boken kommer bli en handbok för mig i framtiden
Bästa Kända Arbetssätt
Jag plöjde igenom boken på två dagar, hade sträckläst den om jag inte börjat så sent första kvällen.
Jag gillar den verkligen, det är ett enkelt språk och ett bra verktyg.
Lyckas med 5S
Boken tycker jag är toppen, har varit min mentor i lean arbete.
Vi har mycket nytta av din bok. Vi arbetar sedan länge med 5S i våra verkstäder och håller nu på att föra in detsamma i våra kontor