Så skapas bestående resultat i 5S arbetet

5S är en metod för att skapa och upprätthålla en effektiv, säker och välordnad arbetsplats. Införandet ger synligt resultat och bygger på allas delaktighet. På så vis skapas engagemang för fortsatta förbättringar vilket underlättar av införandet av exempelvis TPM och Lean Manufacturing.

Medoden bygger på fem japanska ord som alla börjar på bokstaven S. Flera försök har gjorts att översätta dessa ord till svenska "S-ord", men jag tycker att grundbetydelsen då riskerar att försvinna. Jag förslår därför istället följande rubriker för de fem stegen:

Inventering – I detta steg undersöks och markeras allt på arbetsplatsen som försvårar det dagliga arbetet. Det kan vara allt från saknade instruktioner och eftersatt underhåll till föremål som borde avlägsnas

Placering -  Alla föremål som ni kommit överens om ska vara kvar ska ha en bestämd plats som ska vara märkt på ett tydligt sätt

Initialrengöring – Arbetsplatsen rengörs noggrant och arbetet dokumenteras

Rutiner – Rutiner fastslås och ett system för efterlevnad introduceras

Disciplin – Revisioner och diplomeringssystem upprätthåller nivån

5S kan införas på alla arbetsplatser och lokaler. Här inräknas industrier, verkstäder, kontor, sjukvård och även datormiljöer.

Sju steg för ett lyckat införande

Förberedelser

Välj ut en avdelning där ni börjar. Införandet kräver resurser så ni bör inleda arbetet där återbetalningstiden är kortas och där effekten blir tydlig. Satsa rejält för att skapa ett bra exempel, men gör klart för de anställda vid de övriga avdelningarna att arbetet snart kommer att gå vidare och även omfatta dem.

Utbildning

Genomför utbildning i 5S. Utbildningen bör innefatta all personal som vistas i den del av anläggningen som berörs. Exempelvis, i en produktionsanläggning bör alla inblandade operatörer, underhållspersonal, chefer och tekniker vara med.

Inventera

Röda lappar

 

Nu börjar det egentliga 5S arbetet. Använd inventeringen som en aktivitet där all typ av slöseri fångas upp. Personalen som arbetar på arbetsplatsen delas upp i tvärfunktionella team som gemensamt markerar åtgärder med röda lappar i anläggningen. Allt som försvårar rengöring eller smutsar ner ska åtgärdas. Detsamma gäller alla typer av kända fel och obekväma arbetsmoment som stjäl tid från nyttigare uppgifter. Alla onödiga objekt avlägsnas.

Alla åtgärder samlas i en handlingsplan. Ha som mål att alla röda lappar ska åtgärdas inom 30 dagar

Placera

Uppmärkning

 

Detta innebär att alla verktyg och hjälpmedel placeras på rätt plats. Allt som används regelbundet placeras nära till hands och märks upp. Golvmarkeringar görs synliga.

I praktiken kan ni antingen integrera denna fas som en del av handlingsplanen från inventeringsfasen, eller utföra en separat Placerings-aktivitet för de tvärfuntionella teamen.

Initialrengöring

Rengöring

I denna aktivitet rengörs anläggningen grundligt. Det finns två mål med initialrengöringen. Det ena är att ni gemensamt kommer överens om vilken nivå av renlighet som ni tycker är riktig. Det andra målet är att dokumentera vad som krävdes för att nå den nya nivån vilket ger input till nya rutiner.

Även initialrengöringen genomförs i team. Låt teamen efter rengöringen uppskatta hur ofta denna rengöring borde utföras i framtiden och hur tidskrävande den skulle vara om den gjordes regelbundet. Avsluta med att fotografera den nya standardnivån.

Rutiner

korttavla

Detta är den mest kristiska fasen av 5S. När ni tar fram rutinerna kommer ni att ha nytta av den dokumentation som gjordes under initialrengöringen. Gjordes den på ett bra sätt så vet ni redan vilka rengöringsuppgifter som krävs och ni har en uppskattning på hur tidskrävande de är

Det som återstår är att besluta om vilket system ni ska ha för att schemalägga de föreslagna aktiviteterna, starta arbetet och sedan följa upp för att kunna utveckla rutinerna.

Disciplin

Uppföljningstavla

är det steg som knyter ihop säcken. Målet är att göra 5S till en naturlig del i det dagliga arbetet och skapa förutsättningar för att arbetssättet ska vidareutvecklas. Kom ihåg att även de mest förankrade rutiner riskerar att falla om inte chefer visar att de är viktiga. Ett effektivt verktyg är att skapa ett diplomeringssystem och följa upp på tavlor hur långt olika avdelningar har kommit i 5S. Genomför sedan regelbundna revisioner på olika nivåer med ledningens engagemang.

Sammanfattning

Metodiken syftar till ordning och reda satt i system. Detta innebär

  • att vi har en tydlig överenskommelse om hur det ska vara - hur rent är rent?
  • att vi vet vem som gör vad, och när, genom ett visuellt system
  • att vi har tydliga rutiner för hur vi följer upp och vidareutvecklar systemet

Se gärna denna introduktion till 5S (från vår webbutbildning)



5S införs i fem väl avgränsade steg som alla följer på varandra. Läs mer om införandet här

Framgångsfaktorer i arbetet

För att förändringen ska bli bestående är det viktigt att ledningen förstår helheten och sin roll i förändringen. Det behövs också en genomtänkt projektplanering med avdelade resurser, utbildning av all berörd personal och coachring under genomförandet till förändringsledare och chefer. Vi vill gärna hjälpa er att lyckas.

WCM Consulting AB erbjuder stöd i med 5S-arbetet genom att hålla i utbildningar och coacha chefer och 5S-ansvariga. Ansvarig är Oskar Olofsson, författare till boken Lyckas med 5S

Vi stöttar ert förändringsarbete genom att utbilda er personal och coacha er igen de fem stegen. Detta kan ske online, på våra öppna utbildningar eller på plats hos er. Vi kan ge stöd med övergripande och detaljerad planering, ledningsseminarium, utbildningar, och uppföljningar.

Hur kommer vi igång?

Bästa sätt är att kontakta oss via kontaktformuläret så diskuterar vi en lösning för er.

För självstudier rekommenderas boken Lyckas med 5S eller någon av våra kurser i ämnet.

Referenser


Intresserad av Lean och WCM?

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev så får du

  • Alla nya artiklar i din e-post
  • Gratis första kapitel ur böckerna "Bästa kända arbetssBätt" och "Lyckas med 5S"
  • Rabatt på utbildningar och kurser
  • Tillgång till kalkylatorer och presentationer
Förnamn
E-post