Ny metod för förbättringsarbete

Jag ska idag introducera en helt ny metod för förbättringsarbete.

Hur det fungerar idag

De flesta företag arbetar enligt någon av följande tekniker:

Riskanalyser. Ett effektivt och förebyggande verktyg. Riskanalyser gör allra störst nytta vid processer där misstag inte kan tolereras, exempelvis vid produktion av läkemedel eller för drift av kärnkraftverk. Problemet är att riskanalyserna är arbetsintensiva och att de ger ganska få genomförda förbättringar i relation till nedlagd tid.

Förbättringsinitiativ av engångskaraktär. Kalla dem Kaizen Events, A3:or, Six Sigma projekt eller något annat. Detta fungerar ofta bra där man fokuserar men kräver stora resurser och övriga områden där man inte jobbar blir ofta bortglömda.

Förbättringsgrupper där ”alla” är med. Detta är kul till en början och många idéer kommer upp. Tyvärr brukar engagemanget sedan ganska snabbt avta. Orsaken är att personalen har sina vanliga arbeten att sköta. Saker som kommer upp på handlingsplanen tar därför ofta evigheter att få åtgärdade.

Ta problemen när de kommer eller ”Varför laga något som inte är trasigt?” Problemet är att verkligheten förändrar sig hela tiden (exempelvis för att utrustning slits, produkter förändras eller man får ny personal) och anpassar man inte sina processer kommer de per definition att fungera allt sämre.

Min metod

Får jag därför föreslå ett effektivare sätt att bedriva förbättringsarbete som komplement till ovan nämnda metoder. Min metodik bygger på några till synes enkla steg:

1. Alla arbetar på ett standardiserat sätt

2. När detta inte går tillkallas teamledare/ chef

3. Teamledare initierar en problemlösning som han/hon själv leder eller tar hjälp av stödfunktioner

4. Problemet kartläggs

5. En åtgärd vidtas

6. Processen provkörs och resultatet analyseras

7. Vid behov upprepas tekniken från punkt 4 till dess problemet är löst

(Problemlösning kan naturligtvis initieras av andra orsaker än att det inte går att följa instruktionen, exempelvis kvalitetsbekymmer, dålig driftsäkerhet, långa omställningstider eller annat.)

Enligt min metod tar alltså alla anställda ansvar för att flagga för problem medan teamledaren/chefen initierar problemlösningen enligt en enkel men vetenskaplig metod.

Genom att på detta sätt bara göra en förbättring åt gången ges möjlighet att lära och förstå processen. Problemen återkommer inte eftersom man har förstått grundorsaken.

Säg att ni på detta sätt gör en förbättring i veckan på en process. Då har ni infört eller avfört fyra förbättringar under en månad. Är det inte tillräckligt snabbt? Varför inte göra och utvärdera en förbättring om dagen, eller kanske en på förmiddagen och en på eftermiddagen? På så vis kan alla processer förbättras i små steg hela tiden utan att vi för den skull dränks i arbete.

Ok, jag erkänner, min metod är kanske inte helt ny. Enligt Wikipedia introducerades den av Francis Bacon 1620.

/Oskar Olofsson